Współpraca organizacji pozarządowych z administracją. Dotacje i nie tylko, czyli możliwości, formy, cele i praktyka.

Spis treści

Zacznijmy od podstaw, czyli kto może współpracować z samorządem?

Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organy administracji publicznej (np. gminy) prowadzą działalność w sferze zadań publicznych we współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami uprawnionymi do takiej działalności.

Jakie to są podmioty?

Są to:

organizacje pozarządowe (np. fundacje, stowarzyszenia, koła gospodyń wiejskich),
osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego – w tej grupie podmiotów będą np. jednostki Caritas,
stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego,
spółdzielnie socjalne,
spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy o sporcie, które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników (są to tzw. spółki non profit).

Warto też wyjaśnić, ze sfera zadań publicznych to po prostu działalność społeczna. Ustawa o pożytku określa 40 takich obszarów działalności. Znajdziesz je na naszym blogu tutaj.

Poza tym, chcę podkreślić, że w tym artykule skupiamy się główne właśnie na ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Nie jest to jednak jedyna ustawa, która umożliwia współpracę z samorządem. Przykładowo jest chociażby jeszcze ustawa o sporcie, czy o pomocy społecznej.

Skoro już wiemy, kto może współpracować z samorządem, to przyjrzyjmy się bliżej korzyściom z takiej współpracy.

Jakie są korzyści wynikające z tej współpracy?

Poniżej opisujemy najważniejsze korzyści ze współpracy organizacji pozarządowych z samorządem.

#1 Lepsze rozpoznanie lokalnych potrzeb mieszkańców

Dzięki współpracy z organizacjami pozarządowymi gminy skuteczniej diagnozują i adresują potrzeby lokalnej społeczności. NGO mają bezpośredni kontakt z mieszkańcami, co pozwala właśnie na trafniejsze rozpoznanie ich potrzeb.

#2 Wyższa efektywność realizacji zadań publicznych

Organizacje pozarządowe, posiadając specjalistyczną wiedzę oraz doświadczenie, efektywniej wykorzystują dostępne zasoby finansowe i rzeczowe w realizacji powierzonych im zadań. Ponadto taka współpraca sprzyja integracji społecznej oraz wzmacnia poczucie odpowiedzialności obywatelskiej (buduje poczucie wspólnoty i sprawczości w społeczności lokalnej).

Warto zauważyć, że z dostępnych badań wynika, że współpraca samorządów z NGO umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji, szczególnie w obszarach wymagających specjalistycznej wiedzy, np. w dziedzinie ochrony dziedzictwa kulturowego (przykładowo 85% samorządów oceniło współpracę konsultacyjną jako prowadzącą do lepszych decyzji – s.11 Raportu z badania Stowarzyszenia Klon/Jawor z 2015 r.: Działania organizacji pozarządowych oraz samorządów w obszarze dziedzictwa kulturowego: współpraca, potrzeby, zaangażowanie wolontariuszy[1] ).

#3 Zwiększenie aktywności społecznej mieszkańców

Współpraca z organizacjami pozarządowymi (NGO) przyczynia się do aktywizacji obywatelskiej i zwiększa zaangażowanie mieszkańców w życie społeczne i obywatelskie. Buduje tym samym kapitał społeczny.

#4 Wprowadzanie innowacyjnych metod działania

Dzięki partnerstwu z NGO samorządy zyskują dostęp do innowacyjnych metod pracy, co umożliwia skuteczniejsze rozwiązywanie lokalnych problemów społecznych.

Dobrym przykładem ilustrującym powyższe jest współpraca samorządów z NGO przy wprowadzaniu metody streetworkingu do pracy z osobami bezdomnymi. Samorządy, współpracując z organizacjami pozarządowymi posiadającymi doświadczenie w streetworkingu, wdrażają mobilną pomoc społeczną bezpośrednio na ulicach. Dzięki temu możliwe jest dotarcie do osób, które nie korzystają z tradycyjnych instytucji pomocy społecznej, co znacząco zwiększa skuteczność rozwiązywania problemu bezdomności na poziomie lokalnym.

#5 Poprawa transparentności działań samorządu

Otwarte współdziałanie z organizacjami pozarządowymi zwiększa przejrzystość działań urzędów, buduje zaufanie społeczne oraz sprzyja demokratyzacji procesu podejmowania decyzji.

#6 Zwiększenie zasięgu działania organizacji

Dzięki wsparciu samorządu NGO mają możliwość poszerzenia kontaktów i zwiększenia wpływu swoich działań. Mogą realizować inicjatywy o charakterze lokalnym, które bez finansowania z samorządu byłyby trudne do realizacji.

#7 Wzmocnienie prestiżu i rozpoznawalności działań samorządu

Współpraca z NGO może też pozwolić na skuteczniejszą promocję lokalnych inicjatyw, zwiększyć ich rozpoznawalność, co ułatwia dalszy dialog i współpracę z lokalną społecznością. W tym kontekście warto podkreślić fakt, że organizacje pozarządowe mają szersze możliwości pozyskiwania funduszy niż samorząd. Mowa tutaj o dotacjach na działalność pożytku publicznego, np. w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich.

Dobrym przykładem współpracy w tym zakresie są częste partnerstwa podejmowane przez administrację i organizacje w kontekście dostępnych źródeł dotacyjnych w tym np. Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego, czy wcześniejszych programów takich jak Europejski Fundusz Społeczny i Regionalne Programy Operacyjne. Zwiększa to szanse wykorzystania potencjału stron. W takim modelu np. w województwie śląskim działają partnerstwa tworzące system Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej. Ośrodki takie działają na rzecz tworzenia miejsc pracy w przedsiębiorstwa społecznych, czy zajmują się animacją lokalną.

Jakie wyzwania mogą się pojawić w relacjach między administracją a NGO?

Samorząd i organizacje pozarządowe to dwa odrębne światy, które jednak mogą ze sobą współpracować dla dobra społeczności lokalnej.

Do najczęściej występujących wyzwań należą:

różnice w kulturze organizacyjnej,
biurokracja,
brak jasno określonych procedur współpracy,
trudności komunikacyjne.

Administracja publiczna często kieruje się formalnymi procedurami, co może ograniczać elastyczność i szybkość działania NGO. Organizacje pozarządowe z kolei funkcjonują na podstawie innych, bardziej elastycznych zasad, co czasem powoduje konflikty lub nieporozumienia. W związku z tym kluczowe jest wypracowanie wspólnych standardów i zasad, które pozwolą na przezwyciężenie tych barier.

Poza tym np. wspólne warsztaty czy szkolenia mogą znacząco pomóc w zminimalizowaniu tych trudności.

Jakie są podstawowe zasady współpracy?

Współpraca między samorządem a organizacjami pozarządowymi odbywa się na zasadach:

pomocniczości,
suwerenności stron,
partnerstwa,
efektywności,
uczciwej konkurencji i jawności (art. 5 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Przyjrzymy się teraz szczegółom.

Zasada subsydiarności (pomocniczości)

Zakłada ona, że zadania powinny być realizowane na najniższym możliwym poziomie, czyli jak najbliżej obywateli. Samorząd powinien podejmować działania jedynie w sytuacjach, gdy lokalne społeczności lub organizacje pozarządowe nie są w stanie skutecznie samodzielnie zrealizować danych przedsięwzięć.

W praktyce oznacza to, że samorząd wspiera NGO w działaniach, które mogą być efektywnie realizowane oddolnie. Dzięki temu wzmacniana jest aktywność obywatelska oraz budowane poczucie odpowiedzialności za wspólne dobro. Zasada ta sprzyja również racjonalnemu wykorzystaniu środków publicznych.

Zasada autonomii stron (suwerenności)

Administracja publiczna i organizacje pozarządowe działają jako równorzędni partnerzy, szanując wzajemną niezależność oraz autonomię podejmowanych decyzji. Samorząd respektuje prawo organizacji pozarządowych do samodzielnego określania celów działania oraz metod ich realizacji.

Jednocześnie obie strony są zobowiązane do wzajemnego informowania się o istotnych działaniach, które mogą wpłynąć na realizację wspólnych celów.

Ta zasada zapewnia równowagę i przejrzystość relacji między sektorem publicznym a pozarządowym, tworząc warunki do skutecznej współpracy.

Zasada partnerstwa

Istotą partnerstwa jest ścisła, konstruktywna współpraca między samorządem a organizacjami pozarządowymi, oparta na wzajemnym zaufaniu i wspólnych celach.

Samorząd wraz z NGO wypracowują rozwiązania, które łączą zasoby obu stron dla dobra społeczności lokalnej.

Dzięki tej współpracy możliwe jest osiągnięcie efektu synergii, co oznacza, że efekty współpracy przewyższają rezultaty, które mogłyby zostać osiągnięte samodzielnie przez każdą ze stron.

Partnerstwo wymaga także ciągłego dialogu, wymiany doświadczeń i wspólnego rozwiązywania problemów.

Niestety w praktyce z tym partnerstwem bywa różnie.

Warto podkreślić sporą nierówność stron w tej relacji. Przykładowo tak naprawdę organizacje mają niewiele do powiedzenie w zakresie konstrukcji umowy dotacyjnej. Często sporą przeszkodą w relacji samorząd – NGO jest to, że samorząd nie uwzględnia w systemie zlecania zadań żadnej długofalowej strategii. Nie formułuje priorytetów, lub robi to pozornie.

Zasada efektywności gospodarowania środkami publicznymi

Współpraca z NGO opiera się na racjonalnym, świadomym i odpowiedzialnym zarządzaniu powierzonymi środkami publicznymi. Samorządy i organizacje pozarządowe zobowiązują się do realizacji projektów w sposób efektywny, zapewniając optymalne wykorzystanie środków finansowych, rzeczowych i ludzkich.

W praktyce oznacza to konieczność stosowania:

przejrzystych procedur konkursowych,
jasnych kryteriów oceny projektów,
regularnej ewaluacji realizowanych działań.

Dzięki temu możliwe jest uzyskanie wysokiej jakości usług społecznych i lepsze odpowiadanie na potrzeby mieszkańców.

Zasada uczciwej konkurencji i jawności

Administracja publiczna powinna zapewnić równe szanse wszystkim organizacjom pozarządowym zainteresowanym współpracą oraz realizacją zadań publicznych.

Proces wyboru realizatora zadania powinien odbywać się w drodze otwartych i przejrzystych konkursów, z jasnymi kryteriami oceny oraz rzetelnym uzasadnieniem podejmowanych decyzji.

Organizacje powinny mieć dostęp do pełnych informacji dotyczących dostępnych funduszy oraz szczegółów procedur konkursowych.

Przejrzystość zapewnia także społeczną kontrolę nad wydatkowaniem środków publicznych, wzmacniając zaufanie do instytucji publicznych oraz organizacji pozarządowych.

Jakie są formy współpracy między gminą a organizacjami pozarządowymi?

Jakie są możliwości finansowania projektów NGO przez administrację?

Zlecanie realizacji zadań publicznych, może mieć formę:

powierzenia wykonania zadania publicznego, co wiąże się z udzieleniem dotacji na sfinansowanie realizacji tego zadania (organizacja nie musi w tym przypadku zapewnić wkładu własnego; poza tym w tym trybie zwykle organy administracji definiują zakres problemu i sposób jego rozwiązania, ogłaszając otwarty konkurs na realizację danego zadania, a następnie powierzają realizację tego przedsięwzięcia wybranemu podmiotowi),
wspierania wykonania zadania publicznego wraz z udzieleniem dotacji na częściowe sfinansowanie realizacji danego zadania (organizacja musi zapewnić wkład własny w postaci, np. środków pieniężnych i zaangażowania wolontariuszy; w tym trybie samorząd określa przedmiot i warunki konkursu, ale sposób realizacji celu zwykle definiowany jest przez podmiot starający się o dotację na realizację zadania publicznego; tym samym pozwala to na swobodę w wyborze metod i zakresu działań).

Zlecanie to może odbywać się:

w trybie otwartego konkursu ofert,
bez przeprowadzania otwartego konkursu ofert, w tym na wniosek organizacji.

Otwarty konkurs ofert jako droga do dotacji z gminy

To podstawowy tryb współpracy jednostki samorządu terytorialnego (np. gminy) z podmiotami, które mogą prowadzić działalność pożytku publicznego.

W trybie tym organ administracji publicznej ogłasza tzw. otwarty konkurs ofert, który jest formą wyboru propozycji realizacji zadania publicznego składanych przez organizacje, które mogą prowadzić działalność pożytku publicznego.

Otwarty konkurs ofert ma kilka istotnych cech:

Jawność

Informacja o konkursie jest publiczna i dostępna dla wszystkich zainteresowanych. Zgodnie z ustawą o pożytku publicznym otwarty konkurs ofert ogłasza się:

- w Biuletynie Informacji Publicznej,
- w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń,
- na stronie internetowej organu administracji publicznej.
Konkurencyjność

O środki ubiegać może się wiele organizacji, które konkurują ze sobą, przedstawiając najlepszą propozycję realizacji zadania publicznego.

Transparentność

Procedura konkursowa ma jasno określone zasady i kryteria oceny ofert.

Równe szanse

Każda uprawniona organizacja spełniająca warunki formalne może wziąć udział w konkursie i przestawić swoją propozycję.

Udział komisji konkursowej

Komisja składa się z przedstawicieli organu administracji publicznej oraz reprezentantów sektora pozarządowego.

Przebieg otwartego konkursu ofert obrazuje poniższa grafika.

Wątek spółdzielni socjalnych i spółek

Warto wspomnieć, że bardzo często gminy przyzwyczajone są do takich podmiotów, jak fundacja, czy stowarzyszenie. Jeśli prowadzisz spółdzielnię socjalną lub spółkę non profit, to często chęć złożenia oferty przez takie podmioty może wywołać zdziwienie.

Dlatego ważne jest, by już wcześniej włączyć się we współpracę z gminą np. przy budowie programu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami. Dzięki temu możesz budować świadomość swojego istnienia i podkreślać, że spółdzielnia socjalna, czy spółka non profit mają takie same uprawnienia w kontekście otwartego konkursu ofert, jak organizacje pozarządowe.

Współpraca na wniosek organizacji, czyli widzimy potrzebę i wnioskujemy o dotację

Podmiot uprawniony do prowadzenia działalności pożytku publicznego może z własnej inicjatywy złożyć wniosek o realizację zadania publicznego, także takiego, które jest realizowane dotychczas w inny sposób, w tym przez organy administracji publicznej (art. 12 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Oznacza to, że jeśli Twoja organizacja dostrzeże jakąś potrzebę lokalną, która może być rozwiązana w oparciu o dotację na działalność pożytku publicznego, to może złożyć wniosek o realizację zadania publicznego.

Taki wniosek będzie zawierał opis zadania publicznego przeznaczonego do realizacji i szacunkową kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego.

Wówczas gmina, max. w ciągu 1 miesiąca od dnia wpłynięcia wniosku rozpatruje celowość realizacji zadania biorąc pod uwagę:

stopień, w jakim wniosek odpowiada priorytetowym zadaniom publicznym, określonym w programie współpracy,
zapewnienie wysokiej jakości wykonania danego zadania,
środki dostępne na realizację zadań publicznych,
korzyści wynikające z realizacji zadania publicznego przez podmiot non profit.

Następnie np. gmina informuje o podjętym rozstrzygnięciu, a w przypadku stwierdzenia celowości realizacji zadania publicznego informuje składającego wniosek o trybie zlecenia zadania publicznego.

Gmina może bowiem w takiej sytuacji ogłosić otwarty konkurs ofert lub – przy spełnieniu określonych wymagań – zrezygnować z jego przeprowadzenia.

Jak to działa w praktyce?

Ciekawych wniosków dostarcza raport Fundacji Instytut Badań i Rozwoju Lokalnego. Z badania przeprowadzonego przez tę fundację wynika, że w latach 2018-2020:

najwięcej wniosków o realizację zadania z własnej inicjatywy na podstawie art. 12 ustawy o pożytku wpłynęło do Urzędu Miasta Wrocławia – 280 wniosków, następne w kolejności były Zielona Góra (61 wniosków), Łódź (15) i Szczecin (10), i dalej Urząd Marszałkowski Woj. Zachodniopomorskiego i Kraków (odpowiednio 9 i 4 wnioski),
większość wniosków była oceniona pozytywnie (86% w przypadku Wrocławia, 100% w przypadku Zielonej Góry, 75% w przypadku Krakowa i 50% w przypadku Szczecina),
100 wniosków dotyczyło projektów poniżej 25 tys. zł., 53 wnioski w przedziale 25-50 tys. zł., zwraca też uwagę, że aż 14 wniosków w przypadku Wrocławia dotyczyło wartości przedsięwzięcia powyżej 1 mln. zł.

Na pewno też dużą uwagę zwraca dysproporcja w liczbie wniosków pomiędzy poszczególnymi jednostkami samorządu terytorialnego. Przykładowo oprócz wspomnianych wyżej miast, było sporo takich jednostek, gdzie nie wpłynął żaden wniosek od organizacji.

Dotacja bez otwartego konkursu ofert

Aby możliwe było zlecenie realizacji zadania publicznego bez otwartego konkursu ofert muszą być spełnione następujące warunki (art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie):

zadanie ma mieć charakter lokalny lub regionalny,
wysokość wsparcia nie przekracza kwoty 10 000 zł
zadanie ma być realizowane w okresie nie dłuższym niż 90 dni.

Z racji powyższych uwarunkowań mówi się tutaj o tzw. małym grancie.

W takiej sytuacji gmina ma obowiązek upublicznienia oferty (BIP, strona www, tablica ogłoszeń) i zebrania uwag (każdy ma prawo zgłosić takie uwagi w ciągu 7 dni). Po upływie ww. terminu i rozpatrzeniu uwag, gmina niezwłocznie zawiera umowę.

Co więcej, w tym przypadku łączna kwota środków finansowych przekazanych przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć:

kwoty 20 000 zł. dla tego samego podmiotu,
20% dotacji planowanych na realizację zadań publicznych.

Warto także wspomnieć o innych możliwościach rezygnacji z konkursu (art. 11a – 11c ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie):

w razie wystąpienia klęski żywiołowej, katastrofy naturalnej lub awarii technicznej, w celu zapobieżenia ich skutkom,
ze względu na ważny interes społeczny lub ważny interes publiczny (zlecenie przez Prezesa Rady Ministrów),
w przypadkach dotyczących zadań z zakresu ochrony ludności i ratownictwa, minister właściwy do spraw wewnętrznych, może zlecać zadania:

– podmiotom uprawnionym do wykonywania ratownictwa górskiego,

– podmiotom uprawnionym do wykonywania ratownictwa wodnego,

– jednostkom ochrony przeciwpożarowej,

– Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi.

Jakie są alternatywne formy współpracy?

Alternatywne formy współpracy to m.in. :

użyczanie lokali, co pozwala minimalizować koszty działania organizacji pozarządowych,
wsparcie organizacyjne i techniczne, co zwiększa sprawność działania organizacji oraz pozwala zrobić krok w stronę ich profesjonalizacji,
porozumienia oraz partnerstwa publiczno-społeczne, dzięki czemu pojawia się możliwość współdzielenia zasobów, takich jak sprzęt czy usługi.

Ciekawie taki element współpracy z organizacjami wykorzystuje miasto Katowice stosując popularną formułę “Lokal na kulturę”. Dzięki współpracy organizacje mogą otrzymać w użytkowanie lokale do prowadzenia działalności. Istotną cechą programu jest to, że lokal przyznawany jest na działania o określonym charakterze (w tym przypadku kulturalnym). Nie ma zatem znaczenia, czy organizacja prowadzi tam tylko działalność statutową, czy może działalność gospodarczą.

Z kolei Miasto Gliwice stosuje klasyczny format zlecania zadania w oparciu o konkurs ofert, ale dotyczy on prowadzenia instytucji o charakterze kulturalnym przez organizację pozarządową. Tym sposobem od lat działa w mieście Stacja Artystyczna Rynek, prowadzona przez Stowarzyszenie GTW. Stowarzyszenie otrzymało w użytkowanie lokal oraz stałą dotację, w oparciu o którą finansuje podstawowe działanie placówki.

Poza tym wśród pozostałych form współpracy lub wsparcia organizacji pozarządowych warto wymienić:

inicjatywę lokalną (mieszkańcy jednostki samorządu terytorialnego bezpośrednio, bądź za pośrednictwem organizacji pozarządowych, mogą złożyć wniosek o realizację zadania publicznego do jednostki samorządu terytorialnego),
możliwość zakupu usług prowadzonych przez organizacje w ramach działalności odpłatnej/gospodarczej (są to tzw. małe zlecenia, w tym możliwość ich zastrzegania dla przedsiębiorstw społecznych i spółdzielni socjalnych),
wspieranie przez jednostki samorządu terytorialnego kampanii 1,5% organizacji pożytku publicznego – wiele samorządów posługuje się hasłem zostaw swój 1,5% podatku w swojej gminie itd.
możliwość tworzenia partnerstw dla realizacji wspólnych działań w tym pozyskiwania środków,
fundusze pożyczkowe samorządów dla NGO najczęściej na wkład własny do projektów,
tworzenie lokalnych centrów wsparcia NGO lub miejsc wspierających taką aktywność,
lokalne obchody Dnia Organizacji Pozarządowych,
organizacje gal społeczników, wolontariuszy, liderów NGO,
wydawanie referencji/opinii o działalności organizacji przez samorząd.
tworzenie i działanie szkolnych klubów wolontariatu (to jest ciekawy wątek wspierający aktywność w szkołach, a jednocześnie często związany z organizacjami pozarządowymi i budujący pozytywne relacje).

Chcesz dowiedzieć się więcej nt. współpracy z samorządem? Zapraszamy na nasz webinar.

Jakie role mogą pełnić NGO w procesie decyzyjnym administracji?

Organizacje pozarządowe mogą aktywnie uczestniczyć w konsultacjach społecznych, komisjach opiniodawczych oraz w tworzeniu lokalnych strategii rozwoju. Dzięki temu mają realny wpływ na kształt polityk publicznych.

Na przykład w Warszawie NGO uczestniczą w pracach Komisji Dialogu Społecznego, co pozwala na współtworzenie rozwiązań dotyczących polityki społecznej miasta. Przykładem jest Branżowa Komisja Dialogu Społecznego ds. Architektury i Planowania Przestrzennego.

Standardową formą włączenia organizacji pozarządowych w procesy decyzyjne na poziomie lokalnym, wojewódzkim i krajowym jest tworzenie Rad Działalności Pożytku Publicznego. Są one ciałami konsultacyjnymi i składają się zarówno z osób reprezentujących organizacje, jak i administrację. Powstało wiele ciekawych opracowań prezentujących możliwości działania RDPP, tutaj przykład jednego z nich.

Warto podkreślić, że ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymienia kilka form współpracy pozafinansowej, np.:

wzajemne informowanie się o planowanych kierunkach działalności,
konsultowanie z organizacjami pozarządowymi projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych organizacji,
tworzenie wspólnych zespołów o charakterze doradczym i inicjatywnym, złożonych z przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz przedstawicieli właściwych organów administracji publicznej.

Jakie są kluczowe narzędzia wspierające współpracę?

Jakie platformy i technologie mogą ułatwić współpracę?

Współpracę administracji z NGO mogą wspierać dedykowane platformy internetowe, aplikacje mobilne i systemy zarządzania projektami. Platformy takie jak specjalne portale miejskie, np. portal organizacji pozarządowych w Gdyni, ułatwiają dostęp do informacji i komunikację.

Technologie umożliwiają też prowadzenie zdalnych konsultacji, co znacznie przyspiesza proces decyzyjny. Przykładem jest platforma konsultacji społecznych w Warszawie.

Podobne narzędzie w kontekście konsultacji wykorzystywane jest przez miasto Gliwice. Uruchomiona platforma pozwala na konsultacje z mieszkańcami i włączenie w procesy organizacji pozarządowych. Nowym elementem platformy jest aplikacja mobilna, która ma ułatwić włączanie się w procesy konsultacyjne.

Dedykowane systemy informatyczne wspierają także rozliczanie projektów i raportowanie efektów współpracy. Ważne jest, aby takie narzędzia były intuicyjne i dostępne dla wszystkich uczestników współpracy.

Przykładem jest wrocławski generator, który ułatwia organizacjom pozarządowym wypełnianie ofert konkursowych, tworzenie aneksów i sprawozdań. Pozwala wyeliminować najczęściej popełniane błędy. Umożliwia szybkie, proste i prawidłowe wypełnienie oferty – prowadzi krok po kroku, daje kontekstowe podpowiedzi, pomaga w wyeliminowaniu najczęściej popełnianych błędów, m.in. logicznych i rachunkowych. Co ciekawe, 89 % wszystkich ofert składanych w otwartych konkursach złożono przez generator ofert (źródło informacji).

Poza tym do najczęściej wykorzystywanych platform możemy zaliczyć witkac.pl oraz engo.org.pl.

Co ciekawe platformy te dają nie tylko możliwość przygotowania i złożenia wniosku w danym konkursie, ale umożliwiają również wyszukanie informacji o dostępnych konkursach grantowych z różnych gmin i organizacji grantodawczych w całym kraju. Można je zatem traktować, jako źródło użytecznych informacji.

Jakie szkolenia mogą wspierać rozwój kompetencji w zakresie współpracy?

Samorząd lokalny i organizacje pozarządowe to dwa różne światy. Działają one w oparciu o inne przepisy prawa i mają odmienną kulturę organizacyjną. Pierwszym krokiem jest więc wzajemne poznanie – przyjrzenie się sposobom działania i celom każdego z tych światów.

Poza tym szkolenia z zakresu komunikacji, zarządzania projektami, pozyskiwania środków oraz dialogu społecznego mogą znacznie poprawić współpracę między NGO a administracją.

Przykładowo, niektóre miasta organizują regularne warsztaty skierowane zarówno do urzędników, jak i przedstawicieli organizacji pozarządowych. Dzięki takim szkoleniom obie strony zdobywają niezbędną wiedzę oraz umiejętności, co przekłada się na efektywność podejmowanych działań. Szkolenia powinny być dostosowane do potrzeb uczestników oraz uwzględniać specyfikę ich codziennej pracy. Regularna edukacja wzmacnia relacje partnerskie oraz buduje trwałe podstawy do efektywnej współpracy.

Warto wspomnieć jeszcze raz przykład Katowic, gdzie miasto zleciło Stowarzyszeniu MOST prowadzenie Centrum Organizacji Pozarządowych. Podmioty trzeciego sektora mogą uzyskać tam zarówno dostęp do wiedzy, jak i sprzętu i infrastruktury.

Jakie są najlepsze praktyki w zakresie dokumentacji współpracy?

Najlepsze praktyki obejmują:

precyzyjne dokumentowanie celów i zasad współpracy,
protokołowanie spotkań,
regularne raportowanie postępów oraz prowadzenie archiwum kluczowych dokumentów,
publikowanie raportów rocznych współpracy administracji z NGO, co zwiększa przejrzystość i zaufanie społeczne.

Dokumentacja powinna być przejrzysta, łatwo dostępna oraz regularnie aktualizowana.

Przykładem jest Urząd Miasta Wrocławia, który regularnie publikuje szczegółowe sprawozdania ze współpracy z organizacjami pozarządowymi. Takie podejście ułatwia ocenę efektywności działań i planowanie kolejnych etapów współpracy.

Jakie są przyszłe kierunki współpracy?

Przyszłość współpracy administracji z NGO będzie się opierać na większym wykorzystaniu technologii informacyjnych, rozwijaniu sieci partnerskich oraz wzroście roli NGO w kreowaniu polityk publicznych.

Przykładowo w Warszawie coraz większy nacisk kładzie się na rozwój cyfrowych platform dialogu społecznego, które umożliwiają szybkie konsultacje społeczne (Portal Konsultacji Społecznych).

Gdańsk planuje rozwój partnerstw publiczno-społecznych w dziedzinie ekologii i ochrony środowiska, angażując lokalne NGO w działania edukacyjne i proekologiczne (Gdańska Platforma Ekologiczna).

Ważnym wątkiem w przyszłości współpracy finansowej z organizacjami jest bezpośredni zakup usług świadczonych przez organizacje pozarządowe w ramach prowadzonej działalności odpłatnej pożytku publicznego i/lub działalności gospodarczej. Przykładem stosującym już takie działania w praktyce jest miasto Warszawa. Miasto decyduje się na wykorzystanie prostszej dla obu strony formy współpracy i rozliczenia na podstawie wystawionej faktury i osiągniętego rezultatu.

W 2023 r. Miasto Warszawa zleciła w takim trybie 659 usług o łącznej wartości ponad 12 milionów złotych. Rok wcześniej były to 544 usługi o wartości ponad 9,3 mln. złotych.

Podsumowanie

Podsumowując, współpraca samorządu z organizacjami pozarządowymi jest kluczowym elementem skutecznej realizacji zadań publicznych oraz odpowiedzią na potrzeby lokalnych społeczności. Dzięki różnorodnym formom współpracy – takim jak otwarte konkursy ofert, „małe granty”, czy alternatywne metody wsparcia – NGO mają możliwość efektywnego wykorzystania zasobów samorządu, a także realizacji inicjatyw niedostępnych bez publicznego wsparcia.

Przejrzystość zasad współpracy oraz regularna komunikacja między stronami zwiększają efektywność realizowanych projektów, budując przy tym społeczne zaufanie. Organizacje pozarządowe, dzięki swojemu bezpośredniemu kontaktowi z mieszkańcami oraz specjalistycznej wiedzy, pozwalają samorządom lepiej rozpoznawać i adresować lokalne problemy.

Przyszłość współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi opierać się będzie na dalszym rozwoju partnerstw, integracji technologii cyfrowych oraz zwiększeniu roli NGO w kształtowaniu polityk publicznych. Kluczowe będzie także inwestowanie w edukację i rozwój kompetencji zarówno organizacji, jak i urzędników. Warto więc konsekwentnie rozwijać tę współpracę, aby maksymalizować korzyści dla całej społeczności lokalnej.